Pagar a contratistas extranjeros sin correr riesgos

[International]

Pagar a contratistas extranjeros sin correr riesgos

Pagar con precisión a los contratistas extranjeros requiere un conocimiento profundo de las leyes fiscales y laborales de los países en los que opera más de una empresa.

Hay muchos factores a tener en cuenta a la hora de pagar a los contratistas extranjeros si quiere cumplir la normativa, minimizar los costes operativos y mantener a los valiosos contratistas contentos en el trabajo. Se explora las consideraciones importantes a tener en cuenta para mantenerse fuera de riesgo. Alguna contribución bien fundada es bienvenida.

[International]

Consideraciones locales al pagar a contratistas extranjeros

Pagar con precisión a los contratistas extranjeros requiere un conocimiento profundo de las leyes fiscales y laborales de los países en los que opera su empresa.

Estos factores son los que más pesarán a la hora de evaluar la normativa y los requisitos de un país extranjero.

Cómo se clasifica a los trabajadores. Corresponde al gobierno extranjero definir lo que constituye un contratista independiente frente a un empleado.

En general, si un trabajador trabaja para un Empleador durante un largo periodo de tiempo, ese trabajador suele clasificarse como empleado, y se espera que la empresa pague los salarios, las prestaciones y los impuestos de ese empleado.

Si el trabajador puede trabajar para varias empresas a la vez, controla su propia situación laboral o trabaja para una sola empresa durante un breve periodo de tiempo y pasa a otra empresa diferente, se le suele considerar un contratista independiente. Cuando se determina que un trabajador es un contratista independiente, éste es responsable de sus propias obligaciones fiscales.

Sanciones por clasificar erróneamente a los trabajadores. Las sanciones fiscales pueden acumularse si una empresa estadounidense designa a un trabajador internacional como contratista independiente pero el gobierno local lo clasifica como empleado.

Las sanciones fiscales comunes emitidas por un gobierno extranjero en un escenario de clasificación errónea de trabajadores incluyen, la retención de impuestos atrasados sobre salarios, beneficios o cualquier hora extra pagada al trabajador. En algunos casos, el pago de prestaciones de empleado a tiempo completo, como vacaciones, enfermedad e indemnización por despido, a un contratista puede dar lugar a tasas y sanciones.

Tenga en cuenta que las demandas por clasificación errónea de empleados no siempre las inicia la administración local. A menudo, los trabajadores contratistas denuncian a una empresa ante las autoridades locales por clasificar erróneamente su situación laboral con el fin de recibir pagos atrasados.

Trámites laborales. En EE.UU., las empresas que atraen a contratistas independientes les obligan a rellenar un formulario 1099 del IRS para cumplir con las leyes fiscales estadounidenses.

Las empresas con sede en EE.UU. que pagan a contratistas internacionales deben hacer que éstos rellenen un formulario W-8BEN del IRS, que certifica su condición de extranjeros a ojos del gobierno estadounidense.

Al atraer a un contratista extranjero, las empresas pueden tener que asegurarse de que el contratista declara correctamente sus ingresos y obligaciones fiscales a las autoridades locales de su país de acogida. También es una buena idea tener un contrato con un contratista independiente que aclare el papel del trabajador y las designaciones fiscales y de pago.

Riesgo de establecimiento permanente. Si una empresa global no aclara su propia posición en un país extranjero y la correspondiente designación fiscal y de ingresos del trabajador, un gobierno extranjero, normalmente a través de sus agencias tributarias, intervendrá y realizará una designación del trabajador basada en las normas de establecimiento permanente.

Si una agencia tributaria local afirma que una empresa está operando dentro de las fronteras de su país de forma continuada, puede clasificar a esa empresa como establecimiento permanente, y la empresa estaría sujeta a los estatutos locales del impuesto de sociedades y de declaración de la renta, además de las tasas y sanciones si la empresa no cumple.

El riesgo de establecimiento permanente es esencialmente un riesgo fiscal y de cumplimiento. Cualquier empresa global necesita entender la designación de su negocio en un mercado extranjero, y todas las leyes fiscales inherentes y las obligaciones de declaración de ingresos que conlleva ser clasificado como establecimiento permanente.

[International]

Cómo enfocar el pago a contratistas extranjeros

Tanto si opera un negocio a nivel nacional como internacional, para tener éxito necesita miembros de calidad en su equipo para realizar el trabajo. Sin embargo, pagar a esos trabajadores como contratistas independientes puede ser arriesgado si su empresa opera en mercados extranjeros.

Hay muchos factores a tener en cuenta a la hora de pagar a contratistas extranjeros si quiere cumplir la normativa, minimizar los costes operativos y mantener a los valiosos contratistas contentos en el trabajo.

No es obligatorio que las empresas estadounidenses presenten un formulario 1099 del IRS para pagar a un contratista extranjero. Pero como se ha señalado anteriormente, la empresa debe exigir al contratista que presente el formulario W-8BEN del IRS, que certifica formalmente la condición de extranjero del trabajador.

Al pagar a contratistas extranjeros, las empresas globales se enfrentan a un riesgo sustancial si no están familiarizadas con los matices de las leyes fiscales y laborales locales, por lo que se recomienda obtener una orientación adecuada sobre el cumplimiento local antes de procesar los pagos.

He aquí algunos métodos utilizados habitualmente para pagar a los contratistas extranjeros:

Transferencia bancaria internacional. Las empresas pueden utilizar su propio banco para transferir pagos a un contratista extranjero a través de una red de transferencia global (normalmente SWIFT) que conecta instituciones financieras de todo el mundo.

Sin embargo, las normativas gubernamentales y las leyes laborales varían según el país y es posible que algunas contrataciones de contratistas no estén cubiertas por una transferencia bancaria internacional.

Además, las transferencias bancarias internacionales llevan aparejadas comisiones bancarias iniciales y de intermediación, y las fluctuaciones monetarias pueden modificar el importe del pago de un país a otro.

Giro postal internacional o cheque tradicional en papel. Las empresas también pueden empezar a pagar a los contratistas extranjeros a través de un giro postal internacional o mediante cheques en papel, pero existen múltiples inconvenientes y riesgos al hacerlo.

Con los giros postales, la tramitación de la transacción puede ser lenta e ineficaz. Por ejemplo, el pagador debe enviar físicamente a un empleado para que compre el giro postal en la oficina de correos, el banco, el punto de venta de Western Union u otro punto de venta de giros postales.

Los giros postales pueden conllevar comisiones prohibitivas, son lentos de procesar dada la naturaleza física de la compra y el contratista extranjero, al recibir el giro postal, tendrá que depositar físicamente el pago por su cuenta. Además, los tipos de cambio pueden disparar el coste de un giro postal para el pagador.

Los cheques no conllevan gastos, aparte de la tasa postal por enviar el pago por correo, pero viajan despacio y corren el riesgo de alejar a los valiosos contratistas que quieren cobrar rápida y eficazmente.

PayPal u otra red de pago digital. En los últimos años, muchas empresas han recurrido a redes de pago digitales como PayPal o Xoom a la hora de pagar a contratistas internacionales.

El pago es bastante fácil y rápido de forma digital, a diferencia de los giros postales o los pagos internacionales, que pueden tardar días en procesarse. Las comisiones están en juego tanto para el pagador como para el beneficiario, y es habitual que los tipos de cambio se disparen con un pago digital a un contratista extranjero.

Pero el uso de PayPal está restringido en algunos países, lo que lo convierte en una opción menos fiable, dependiendo de dónde tenga previsto la empresa atraer a los trabajadores. Las empresas también encontrarán más riesgos de seguridad con esta opción de pago en comparación con una transferencia bancaria típica.

Trabajar con un Empleador global. Incluso si una empresa tiene toda la intención de cumplir las normas cuando paga a contratistas internacionales, si no está versada en los matices de las leyes laborales de un país, existe un riesgo.

Por razones de seguridad, cumplimiento y protección financiera, asociarse con un Empleador Global de Registro puede reducir significativamente su riesgo de incumplimiento. Un Empleador de registro, como Global Employment Outsourcing (GEO), actúa como su empleador oficial y legal, por lo que puede contratar, pagar y gestionar a los trabajadores extranjeros sin preocuparse por las cuestiones fiscales y de pago de los empleados locales.

El Empleador de registro, a veces denominado PEO internacional, es responsable de realizar los pagos conformes a sus trabajadores en el país y de remitir todos los impuestos de empleador y empleado.

[International]

Proteger a su empresa de responsabilidades en el pago a extranjeros

Un contratista internacional es un trabajador extranjero independiente que ofrece servicios profesionales a una empresa. El término clave es «independiente».

El IRS americano, por ejemplo, define a un contratista independiente de la siguiente manera: «La regla general es que un individuo es un contratista independiente si el pagador tiene derecho a controlar o dirigir sólo el resultado del trabajo y no lo que se hará y cómo se hará».

Otros países tienen sus propias normas y mandatos sobre lo que constituye un empleado a tiempo completo y lo que constituye un contratista independiente, pero «independiente» suele ser un componente central. Las organizaciones que trabajan con contratistas internacionales pueden toparse con barreras de cumplimiento en varios frentes importantes:

Gestionan directamente el trabajo del contratista. Si la empresa contratante -y no el contratista independiente- dicta el calendario, la estructura, el estilo y otros parámetros de un proyecto o de la carga de trabajo, entonces ese contratista puede perder su condición de independiente y ser considerado por la administración local como un empleado a tiempo completo.

Tratan al contratista como a un empleado. Cualquier movimiento de la empresa para reembolsar gastos; ofrecer ordenadores, teléfonos u otras herramientas del lugar de trabajo al contratista; pagar o proporcionar formación profesional; o pagar tiempo libre y ofrecer prestaciones a los empleados, también puede dar lugar a una clasificación de «empleado» por parte de un gobierno extranjero.

Las empresas que atraen a contratistas en países extranjeros deben centrarse en los criterios específicos que pueden convertir a un contratista independiente en un empleado de pleno derecho por parte de un gobierno local:

Al contratista se le paga por tiempo trabajado y no por proyecto
Se utilizan herramientas o recursos de la empresa para completar un trabajo
El contratista sólo presta servicios a una empresa y lo hace durante un periodo prolongado
La empresa gestiona el trabajo diario del contratista

Tomar la decisión correcta sobre los contratistas internacionales es imperativo para las organizaciones estadounidenses que desean cumplir plenamente con las leyes fiscales, laborales y de retención en un país extranjero.

Si un gobierno extranjero considera a un contratista independiente como un empleado a tiempo completo, la empresa contratante no sólo puede tener que cambiar su estructura de nóminas e impuestos para sus trabajadores, sino que también puede ser responsable de las tasas y sanciones por clasificar erróneamente el estatus laboral del trabajador en primer lugar.

[International]

Realice los pagos y asigne responsabilidades de información

Una vez que haya contratado y clasificado con precisión a un trabajador como contratista internacional, tendrá que establecer los pagos al contratista.

Ese proceso de pago suele hacerse a través de cuentas por pagar, y el contratista internacional presenta una factura puntual por el trabajo realizado. Como se ha señalado, un contratista independiente es responsable de presentar sus propios documentos fiscales y de retención.

Conozca las normas fiscales. En general, no es obligatorio que la empresa contratante emita un formulario 1099 del IRS a un contratista internacional, lo que sí ocurriría si el contratista tuviera su sede en EE UU.

Sin embargo, una empresa estadounidense que atraiga a un contratista internacional debe proporcionar un formulario W-8BEN del IRS al contratista extranjero, y asegurarse de que está preparado de forma completa y precisa y de que está firmado y fechado por el contratista. El W8BEN no se presenta al IRS, pero debe ser conservado por la empresa contratante para certificar la condición de extranjero del contratista en caso de que el IRS cuestione por qué no se retuvieron impuestos.

[International]

Conozca las posibles sanciones por clasificar erróneamente a los trabajadores en el extranjero

La clasificación errónea de los trabajadores puede acarrear multas, posibles pagos atrasados de impuestos, seguros, cotizaciones a planes de pensiones o de jubilación, o incluso penas de cárcel. Por ejemplo:

– En Francia, un directivo ha sido condenado a tres años de prisión por clasificar erróneamente a contratistas independientes.
– Un tribunal del Reino Unido concedió a un vendedor 13 años de salarios atrasados tras ser clasificado erróneamente como contratista independiente

[Autor]

Entradas