Estrategias empresariales de prevención de pérdidas que funcionan

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La prevención de pérdidas es algo de lo que deben preocuparse todas las empresas, no sólo los comercios minoristas. Los programas de prevención de pérdidas van más allá de detener los pequeños hurtos. Ayudan a las empresas a reducir todas las pérdidas de ingresos.

Los propietarios de negocios ajenos al comercio minorista a veces descartan la prevención de pérdidas como un reto exclusivo de las tiendas minoristas. Pero todos los negocios pueden beneficiarse aplicando estrategias de prevención de pérdidas que protejan su inventario y sus cuentas.

Cualquiera puede beneficiarse aplicando estrategias de prevención de pérdidas que protejan su inventario y sus cuentas. Aquí se explora cómo las empresas de todos los sectores pueden preservar sus flujos de ingresos de pérdidas innecesarias.

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¿Qué es la prevención de pérdidas?
La prevención de pérdidas es un esfuerzo organizado de una empresa para reducir todas y cada una de las pérdidas de ingresos. Las pérdidas se producen generalmente debido a problemas con la contabilidad o los controles de inventario. Las causas específicas incluyen:

Robo en tiendas
Fraude o error del proveedor, como cuando se recibe un pedido sin existencias suficientes
Robo por parte de empleados, que cuesta 2,9 billones al año
Errores administrativos, como un error contable o un precio de venta mal anotado
Daños en el inventario, como desperdicio o deterioro.

Unas sólidas estrategias de prevención de pérdidas le ayudarán a:

Proteger su cuenta de resultados.
Mejorar la satisfacción del cliente manteniendo un inventario preciso.
Desarrollar una cultura de seguridad y responsabilidad que conduzca a empleados más felices y comprometidos.

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Estrategias probadas para la prevención de pérdidas

He aquí algunas estrategias probadas de prevención de pérdidas que protegerán su negocio y le ayudarán a desarrollar una cultura de seguridad en su lugar de trabajo:

1. Aproveche a sus empleados y anímelos a participar
Los expertos en prevención de pérdidas han descubierto que animar a los empleados a que se impliquen en una nueva iniciativa de prevención de pérdidas suele ser más eficaz que ofrecerles simplemente programas de recompensas o castigos para convencerles de que cumplan. Necesitan ver la iniciativa como una buena causa que pueden respaldar. Cuando los empleados se sienten implicados en el éxito de la empresa, estarán mucho más dispuestos a protegerla de las pérdidas.

Explique a los empleados que desea crear un entorno de trabajo mejor para ellos y que la prevención de pérdidas forma parte de ese plan. Para reforzar su mensaje, puede encontrar otras formas de demostrar a los empleados que les valora y que se preocupa por su éxito personal.

Conecte su estrategia de prevención de pérdidas con otros esfuerzos para apoyar a sus empleados.

Considere también la posibilidad de poner en marcha

Eventos de agradecimiento a los empleados más frecuentes
Orientación profesional
Programas de aumento de sueldo basados en el rendimiento, cuando sean una opción desde el punto de vista financiero

2. Tenga políticas claras
La prevención de pérdidas debe aplicarse con regularidad y coherencia para que sus esfuerzos se afiancen realmente. La forma más rápida de perder la adhesión de los empleados es que vean que la empresa aplica de forma incoherente los procedimientos de prevención de pérdidas. Su mejor herramienta para hacer cumplir un nuevo programa de prevención de pérdidas es una política bien documentada.

Todo el mundo en su empresa necesita saber cómo se espera que ayuden a prevenir las pérdidas. Tienen que entender cuáles son las responsabilidades de la empresa. Además, su política debe detallar todos los procedimientos necesarios para prevenir y responder a las pérdidas.

Si su empresa se ha enfrentado a robos internos en el pasado, quizá deba considerar la posibilidad de ajustar sus políticas de contratación. Aunque debe tratar a los empleados como activos en su estrategia de prevención de pérdidas, debe asegurarse de que está contratando personal que protegerá a su empresa.

Considere si merece la pena realizar comprobaciones adicionales de referencias o de antecedentes para los puestos de personal de almacén, por ejemplo, y si las comprobaciones de crédito tienen sentido como parte de la selección de candidatos a contables.

3. Utilice una comunicación y formación claras
Haga que la prevención de pérdidas forme parte de la orientación de sus nuevos empleados. Explique que su empresa se preocupa por sus empleados y quiere que trabajen en un entorno seguro.

Necesita la ayuda de sus empleados para expulsar del lugar de trabajo a las personas que cometen robos antes de que se conviertan en un peligro para sus compañeros o para la empresa. También necesita que alerten a los directivos en cuanto detecten algún error contable.

Después de la orientación, asegúrese de que la prevención de pérdidas permanece en la mente de sus empleados. Envíe informes de situación a los gerentes para que reciban información periódica sobre cómo su departamento, tienda o equipo está previniendo las pérdidas. Comuníquese regularmente, quizás en un correo electrónico a toda la empresa, para recordar a todos la importancia de la prevención de pérdidas.

4. Actualice la contabilidad
Recuerde que la prevención de pérdidas es algo más que hacer frente a los robos. A veces, las pérdidas sólo se notan en el balance. Considere si puede necesitar nuevas prácticas contables.

Muchos negocios sólo llevan una contabilidad de costes, lo que significa que hacen un seguimiento del inventario basándose en el coste que pagaron por lotes completos de artículos. Instaurar una contabilidad al por menor lleva más trabajo, pero suele detectar más errores administrativos. Este método de contabilidad realiza un seguimiento de los precios reales de venta al por menor a lo largo del tiempo, incluidos los márgenes, las rebajas y los precios de venta de los artículos individuales.

Puede identificar más fácilmente las mermas utilizando la contabilidad minorista que con otros métodos. La contrapartida es que el seguimiento del inventario con la contabilidad minorista debe ser mucho más riguroso. Por ejemplo, un error de rebaja parecerá una merma si no se identifica inmediatamente utilizando este método.

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Otras estrategias:

5. Automatice los controles de inventario
Identifique qué medidas puede automatizar. Utilizar la automatización le ayudará a compensar la mano de obra adicional necesaria para realizar una mejor prevención de pérdidas.

Puede instalar taquillas de activos inteligentes para evitar la pérdida de su propio y costoso equipo empresarial. Los casilleros de activos registran automáticamente cada transacción para que siempre sepa quién ha firmado la salida de cada artículo, sin posibilidad de error humano.

Los sistemas de vigilancia del contenido de las taquillas pueden verificar que se han colocado los artículos correctos en los compartimentos. Cada pieza del equipo se etiqueta con una etiqueta RFID inalámbrica de corto alcance. Esas etiquetas se leen en el sistema de taquillas cuando se coge o se devuelve el equipo.

Esto reduce los robos internos y los errores honestos. Un usuario no puede afirmar falsamente que ha devuelto un portátil a una taquilla desatendida, porque el sistema puede verificar si el portátil se colocó realmente en el compartimento. Incluso puede configurar el sistema de taquillas para que envíe una alerta a los supervisores si no se devuelven los activos o si se intenta una devolución falsa.

6. Utilice elementos disuasorios fuertes
Presentar la apariencia de una seguridad fuerte es tan importante como tener realmente una seguridad fuerte. Demostrar que se toma en serio las pérdidas con medidas de seguridad llamativas puede ser muy eficaz.

¿Cuenta en la actualidad con personal dedicado a evitar los hurtos o las pérdidas en persona en algún establecimiento? ¿Puede desplegar en su lugar cámaras de vigilancia? La presencia de cámaras de vigilancia puede ser un fuerte elemento disuasorio contra el hurto, aunque no estén grabando.

Las etiquetas antirrobo visibles en los artículos del inventario también disuadirán a los ladrones. Una simple señalización junto a las entradas advirtiendo de que está vigilando los robos puede enviar a los ladrones a otra parte en busca de un objetivo menos vigilado.

7. Supervise las tendencias de las pérdidas
Algunas pérdidas sólo serán evidentes con el tiempo. Los errores de contabilidad suelen revelarse así, y las pequeñas pérdidas de inventario pueden acumularse con el tiempo.

Necesita recopilar un flujo constante de datos sobre esos inventarios y cuentas. Observe si surgen tendencias. Analice los datos en busca de patrones o pérdidas inesperadas.

Realice auditorías regulares y programadas de esas cuentas. Pida a los gestores que realicen un cierto número de auditorías sorpresa cada trimestre. Evaluar regularmente el rendimiento de su programa de prevención de pérdidas hará que siga siendo rentable y evitará que gaste más de la cuenta en nuevas iniciativas o en tecnología innecesaria.

8. Adapte
De vez en cuando, recuerde a todos los miembros de su empresa los objetivos de su programa de prevención de pérdidas. Sea abierto y transparente sobre cómo están funcionando sus estrategias de prevención de pérdidas. Proporcione información a los directivos y a los empleados sobre el rendimiento de sus departamentos y de la empresa en su conjunto.

Asegúrese de seguir dando esa retroalimentación de forma constante. Los empleados desarrollarán el hábito de evaluar su trabajo, lo que a su vez dará lugar a más mejoras. Su estrategia de prevención de pérdidas se convertirá en un bucle que se autoperpetúa.

Puede elegir entre estas ideas diferentes para ver qué funciona. Pero, como recomiendan los expertos en seguridad, asegúrese de contar con una estrategia integrada. Asegúrese de que cada medida de prevención de pérdidas que aplica funciona como parte de su programa de seguridad general.

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